Uno dei principali obiettivi del progetto è censire e catalogare il patrimonio delle grammatiche e degli altri strumenti d’apprendimento dell'italiano lungo tutto l’arco della storia italiana. I risultati raccolti costituiscono l’archivio e sono consultabili grazie a una maschera di ricerca. Oltre alle informazioni bibliografiche essenziali, il database contiene un campione di testi significativi distinti per epoca, destinatari, aree geografiche di diffusione, generi testuali. I testi o le parti di testo inseriti provengono da edizioni moderne o da edizioni antiche ricontrollate; in alcuni casi è stata realizzata l’edizione di opere inedite o prive di edizione moderna e attendibile. Grazie a una marcatura dei testi inseriti nell’archivio è possibile reperire agevolmente le opere che si sono occupate di un determinato argomento e tracciare la storia della terminologia grammaticale.
Le schede dedicate alle grammatiche e agli altri strumenti d’apprendimento dell’italiano si possono visualizzare nella loro versione sintetica o in quella completa. Quest’ultima riporta le seguenti informazioni:
- autore/autrice, titolo, sottotitolo, luogo di edizione, casa editrice, anno;
- metalingua (cioè la lingua in cui sono spiegate le regole, che non è necessariamente l’italiano), lingua oggetto (nel caso di grammatiche plurilingui), alfabeto (nel caso di sistemi diversi dall’alfabeto latino);
- tipo di testo (es. glossario, grammatica, manuale, saggio);
- numero di pagine, presenza di illustrazioni, formato;
- collocazione dell’esemplare censito, riferimenti a ristampe e/o riedizioni, traduzioni, edizioni collegate;
- bibliografia;
- trascrizione completa dell’indice e in alcuni casi di altre parti di testo;
- il testo integrale (solo per alcune opere)
- fonti e riferimenti citati nel testo;
- annotazioni di carattere vario;
- una o più immagini significative.
Per fare ricerche all'interno dell'archivio bisogna andare su "Archivio" > "Ricerca nelle schede".
Si possono filtrare i risultati agendo su uno o più d'uno dei seguenti campi: autore, titolo, sottotitolo, luogo, anno, periodo, editore, metalingua, lingua oggetto, alfabeto, tipo, per stranieri, testo presente, unità.
Oltre alla ricerca per autore, titolo (e sottotitolo), luogo e anno di edizione, si può fare anche una ricerca per periodo (selezionando uno o più intervalli da 25 anni), per casa editrice, per metalingua (cioè la lingua in cui è scritto il testo), per lingua oggetto (cioè la lingua di cui si parla nel testo), per tipo di testo (grammatica, manuale, saggio ecc.).
La selezione della casella "per stranieri" consente di includere simultaneamente nei risultati della ricerca i seguenti tipi di risorse, relative ai principali contesti di apprendimento dell'italiano come lingua seconda: Grammatiche per stranieri, Corsi di italiano per stranieri (apprendimento dell'italiano come L2 o LS); Manuali per emigrati (apprendimento dell'italiano come Lingua di origine); Grammatiche o manuali per le colonie (apprendimento dell'italiano come LS).
La casella "testo presente" indica la possibilità di leggere e ricercare all'interno del testo. Le funzioni di lettura e ricerca possono essere limitate al solo indice oppure includere alcune parti di testo, fino ad arrivare al testo completo in caso di edizioni digitali. Per ricercare nei testi occorre andare su "i testi" > "ricerca".
Infine, la casella "unità" permette di ricercare le schede compilate da ciascuna delle quattro unità che si occupano del progetto (Siena, Milano, Pisa, Viterbo).